Успеть все!
Привычка откладывать работу на последний момент, сформированная у многих еще во время студенчества, часто остается и во взрослой жизни. Каждый раз, оказываясь наедине с горой заданий, которые надо было выполнить еще вчера, мы даем себе обещание, что больше такого не повторится. Но хватит ли сил сдержать слово? Впрочем, проблема не в силах, а в умении и навыке трудиться системно. Оказывается, этому можно и нужно научиться.
Начнем сегодня
Когда мы смотрим на список обязанностей в ежедневнике, твердо решаем сделать все, но… только не сейчас. Почти всегда находится повод для отсрочки (когда пройдет комиссия, поставят новый компьютер и т. п.), а ведь чем больше вопросов накапливается, тем труднее их потом улаживать.
Поэтому необходимо следовать простому правилу: не начинать несколько дел одновременно. Если вы будете ежедневно разбираться даже с небольшим количеством поручений, то постепенно их объем уменьшится. Так поступает Татьяна, менеджер туристической фирмы. «На своей работе я контактирую с людьми, а этот процесс непредсказуем: трудно предположить, когда придет человек и сколько продлится беседа. Случается, мы с клиентом договариваемся встретиться через 10–15 минут (соответственно, браться за что-то серьезное смысла нет), а ожидание затягивается на час и дольше. Поняв, что у меня скопилось слишком много невыполненных задач, я стала начинать день с несрочных, но давно пылящихся дел. Появится заказчик — переключусь на него. Вернуться к работе гораздо проще, когда она уже почти готова».
Срочное или важное?
Представьте себе иную ситуацию: вы пишете отчет, который необходимо сдать начальнику не позднее завтрашнего утра. Все ваше внимание сосредоточено на нем, вы стараетесь ничего не упустить. В этот момент звонит клиент, говорит, что потерял документ и ему нужен дубликат. Просьба кажется несложной, и вы, скорее всего, начнете выполнять ее немедленно, так как, во-первых, дело представляется срочным, а во-вторых, вам хочется немного отвлечься. Однако это займет гораздо больше времени, нежели пара минут. Предстоит понять, о какой конкретно бумаге идет речь, найти ее в своем компьютере, распечатать, заверить у руководителя, договориться о доставке. Кроме того, кто-то из коллег обязательно обратится к вам с просьбой («раз уж ты все равно идешь в бухгалтерию…»), а встреча с начальством вообще чревата получением дополнительного задания. И не исключено, что, когда вы вернетесь на место, понимая — отчет придется дописывать дома, клиент позвонит и с радостью сообщит: документ нашелся и дубликат не нужен. Поэтому, прежде чем отложить одно дело ради другого, убедитесь, что новая задача действительно более важная, ее решение потребует немного сил, а необходимость в этом не отпадет сама собой.
В приведенной ситуации изготовление дубликата можно было бы записать в свой ежедневник на завтра. Для клиента вопрос времени не являлся принципиальным, а вы избежали бы лишних хлопот и ночной работы в авральном режиме.
Работаем на опережение
Случается и так, что вы свои функции выполняете качественно, но при этом зависите от коллег и начальника, которые имеют привычку все откладывать в долгий ящик. Как же поступать в такой ситуации? Зная, что вы связаны с необязательным человеком, поторапливайте его заранее. Вскоре сослуживец поймет: вы просто так от него не отстанете, и сделает то, что требуется. Не стоит спокойно смотреть, как по чужой вине ваш труд оказывается бесполезным, будьте настойчивее.
А можно поступить, как Ирина, менеджер крупной торговой компании: «По работе я была тесно связана с бухгалтерией. После достижения договоренности с заказчиком мне надо было ждать, когда операционистка подготовит документы, причем некоторые сделки из-за ее неисполнительности буквально находились на грани срыва. Поскольку все договоры были типовыми и различались в них только цифры и реквизиты, я научилась их оформлять самостоятельно. Теперь только приношу бумаги на подпись, в то время как мои коллеги по-прежнему ждут и нервничают. Пусть я трачу полчаса на выполнение чужих обязанностей, зато ни от кого не завишу, а мои клиенты довольны тем, что все исполняется в срок».
Проанализируйте свой трудовой день. Во-первых, распределяйте работу так, чтобы промежутки между крупными делами было реально заполнить мелкими или несрочными. Во-вторых, при составлении графика трезво оценивайте свои возможности, иначе придется жить с вечным ощущением аврала. В-третьих, если решить одну проблему не получается — переключитесь на другую. И наконец, запомните главное: любое, даже самое сложное дело состоит из конкретных задач, выполнять которые постепенно совсем нетрудно.
Следуя этим правилам, вы не только разберетесь с накопившимися поручениями, но и избежите новых авралов, а ваши исполнительность и пунктуальность помогут успешному развитию карьеры.
КСТАТИ…
По сути, вся история повышения эффективности труда — история борьбы человека с собственными вредными привычками. В первую очередь это касается общения во Всемирной паутине. Люди тратят немало времени на переписку посредством интернет-мессенджеров, ведение блогов, комментирование чужих фотографий, отслеживание изменений в социальных сетях и т. п.
Большинство руководителей запрещают использование программ быстрого обмена сообщениями и закрывают доступ к отдельным сайтам, но установить полный контроль просто нереально. Поэтому лучше всего, если вы сами перестанете тратить время попусту. Ограничьте контакты, не имеющие отношения к выполнению обязанностей, наберитесь терпения и не заходите в служебное время на страницы социальных сетей. Не оправдывайте свои увлечения отдыхом — чтобы снять напряжение, лучше встать из-за компьютера и немного размяться.
Ольга КЛИМЕНТОВА, 19.07.2010