Секретарь – карьера, достойная лучших
Для многих девушек — непреложная истина, что, скорее всего, их будущий карьерный рост начнется с должности секретаря. Как считает большинство, это не очень тяжелая работа, много сил не отнимает, главное — вовремя отвечать на телефонные звонки, печатать без ошибок письма и уметь обращаться с факсом. Придется несколько разочаровать вас, так как подобное заблуждение может в дальнейшем очень сильно вам навредить.
Чтобы этого не произошло, внимательно отнеситесь к нашему рассказу — и вы узнаете о том, каких вершин сможете достигнуть, если зададитесь целью стать профессионалом секретарского дела, и с какими трудностями придется столкнуться в процессе. Прежде всего разочарование постигнет тех, кто рассчитывает на легкие деньги: секретарь — профессия тяжелая, требующая много сил, как духовных, так и физических. По сути, один человек в офисе должен заниматься практически всем: вести документацию, планировать рабочий день босса, подавать чай-кофе, хватать трубки трезвонящих телефонов и даже засыпать ворохом ответственных поручений курьеров или водителей. Хочется сразу предупредить, что исполнять все обязанности, приведенные в этом списке, недостаточно для того, чтобы вас признали профессиональным секретарем.
Ошибочно думать, что секретарь — должность, не предполагающая никакой карьеры. В секретарском деле существуют совершенно самостоятельные профессии различных направлений деятельности, так или иначе связанные с организацией работы либо всего офиса, либо только руководителя. Вы можете выбрать должность в соответствии со своими способностями и склонностями. Выполнение секретарских обязанностей предполагает работа на следующих вакансиях, представляющих смежные направления: офис-менеджер, секретарь на ресепшн, секретарь-референт и ассистент руководителя.
Сначала стоит усвоить, что круг обязанностей, соответствующих вашей должности, будет определять ваш непосредственный начальник, из чего следует аксиома: секретарь — человек, который напрямую связан с руководителем, нередко его правая рука. Эта должность не из тех, где применимо правило «подальше от начальства, поближе к кухне». Любой ваш промах, даже не бросающийся в глаза, сразу будет замечен руководителем, потому что, скорее всего, ему в первую очередь придется сталкиваться с результатами ваших ошибок. Вы должны будете изучить вкусы и предпочтения своего начальника, знать его распорядок дня, научиться подстраиваться под его стиль работы, помнить множество мелочей, которые ему, боссу, помнить совсем необязательно (например, дни рождения сотрудников). Все это, разумеется, не считая того, что владение языком, как русским, так желательно и иностранным, должно быть выше всяких похвал, потому что исправлять ваши орфографические и стилистические ошибки никто не будет. Но вернемся к разным направлениям секретарской работы.
Должность офис-менеджера предполагает минимальные навыки администрирования. Помимо обычных секретарских обязанностей на этой позиции человеку необходимо будет заниматься координацией работы различных служб компании (например, курьеров), следить за нормальным функционированием офисного оборудования, закупать все необходимое для его жизнеобеспечения и даже контролировать работу уборщицы и выполнять отдельные поручения сотрудников. Будьте готовы к тому, что если в офисе отключат свет, то все примчатся с вопросами именно к вам, поэтому вам придется быть в курсе того, с какими бытовыми службами работает ваша компания и как можно быстро и без особых потерь восстановить полноценный рабочий процесс.
В крупных фирмах, где штат сотрудников достигает двухсот-трехсот, позиция офис-менеджера считается одной из ключевых для поддержания жизнедеятельности компании. Размер заработной платы, на которую может рассчитывать такой сотрудник, варьируется от 300 до 800 $ в зависимости от объема работ и уровня организации
Так называемый секретарь на ресепшн занимается прежде вcего приемом и распределением входящих звонков. Необходимость в подобном сотруднике возникает в компаниях, где установлены АТС с большим количеством внутренних абонентов. Также в его обязанности входит встреча посетителей и сопровождение их по офису, составление несложной документации и, в случае необходимости, ведение телефонных переговоров на иностранном языке и соединение сотрудников или руководителя с зарубежными партнерами и коллегами. Нередко можно встретить позицию так называемого вечернего секретаря. Такие вакансии появляются в случае, если компания работает круглосуточно или необходимо общение с партнерами, находящимися в разных часовых поясах. Обязанности вечернего секретаря ничем не отличаются от обычных, меняется лишь время его работы. Иногда это даже дает дополнительные выгоды: например, руководство будет готово оплачивать вам такси до дома, когда будете слишком поздно возвращаться, а вы и думать забудете о том, что такое рано вставать, чтобы идти на работу. Подобный труд оплачивается невысоко (200–600 $), но в некоторых случаях хороший социальный пакет помогает как-то компенсировать недостаток финансов.
Следующая должность, уже рангом повыше, — секретарь-референт. Придя на собеседование, тщательно выясните круг ваших обязанностей. Как правило, в него может входить как часть функций офис-менеджера (например, жизнеобеспечение офиса), так и ответы на телефонные звонки. Также подобная должность подразумевает очень хорошее знание иностранного языка (чаще английского), переводы, как устные, так и письменные, и присутствие на переговорах в качестве синхронного переводчика. Разумеется, никто не освободит вас от обязанности подавать руководителю чай-кофе или разбирать приходящую корреспонденцию, а также готовить и отслеживать входящую и исходящую документацию. Средний уровень зарплаты, которую вам могут предложить, — 500–900 $. Стоит ли говорить, что умение складывать все фрагменты этой мозаики различных дел в единое целое подразумевает наличие у будущего секретаря-референта таких качеств, как собранность, внимательность и умение сосредоточиться на работе.
Самой высокой ступенькой в секретарской карьере считается должность личного помощника (ассистента) руководителя. Но в этом случае будьте готовы к тому, что ваш график работы будет полностью ориентирован на босса. С одной стороны, у него может совершенно не быть времени для того, чтобы заказать билеты, когда запланирована командировка, или столик в ресторане, если предстоит обед с клиентом или партнером. Он может попросить вас практически обо всем, включая замену ключа от его квартиры или поиск для него подходящих очков. Как было сказано выше, все будет зависеть от его привычек и стиля работы. Сразу оцените, насколько вам подходит такой тесный контакт и готовы ли вы пожертвовать личной и общественной жизнью ради работы. Ведь начальник может позвонить вам в любое время дня и ночи с вопросом, какой номер телефона у его делового партнера или как доехать от аэропорта до отеля. В ваши обязанности будет входить планирование рабочего дня босса, организация его телефонных переговоров, а также контроль за выполнением его распоряжений. Как правило, подобная должность предполагает полное доверие между начальником и подчиненным, а также большую стрессоустойчивость, гибкость и внутреннюю уверенность у последнего. Подобрать такого человека достаточно сложно, и работодатели готовы выплачивать ему ежемесячно довольно кругленькую сумму: 800–2500 $. Все будет зависеть от вашей квалификации, опыта работы и личных качеств.
Теперь скажем несколько слов об образовании. Если судить по данным статистики, подавляющее большинство секретарей с окладом выше 500 $ имеют лингвистическое или филологическое образование. Люди технических, финансовых или творческих специальностей идут на эту должность редко, только в случае необходимости начать карьеру, причем надеясь в ближайшее время покинуть это место. Поэтому, устраиваясь на работу, учитывайте, что предпочтение могут отдать тому кандидату, который изначально нацелен остаться на данной позиции, а желание делать карьеру в другом направлении, возможно, не будет приветствоваться. Если вы все-таки решили заняться этой профессией всерьез, то для начала стоит окончить курсы секретарей-референтов. Они дают базовые знания, считающиеся основой грамотной работы будущего специалиста в секретариате. В число профессиональных навыков секретаря необходимо включить машинопись с высокой скоростью печати (до 300 знаков в минуту), знание компьютера на уровне продвинутого пользователя, Интернета, делопроизводства и иногда Трудового кодекса. Бывают случаи, когда секретарю приходится работать с первичной бухгалтерией, поэтому желательно знание программы «1С: Предприятие». Из личных качеств пригодятся организаторские способности, ведь вам могут доверить выполнение достаточно важных и серьезных поручений, а вот креативность мышления и задатки лидера окажутся явно лишними. Подобные курсы есть при МГУ, МГТУ имени Баумана, Московской школе экономики и большинстве колледжей. Срок обучение на них — от трех до восьми месяцев, а стоимость может варьироваться от 100 до 500 $ за полный курс.
И о возрасте. Как поется в известной песенке, «даже если вам немного за тридцать», не стоит думать, что позиция секретаря для вас навсегда закрыта. В последнее время возрастные границы для этой должности стали существенно шире. Это объясняется тем, что руководитель изначально планирует принять на эту позицию более опытного кандидата и подобная должность может предполагать выполнение серьезной работы, для которой не подойдет молоденькая девочка.
Внешность также является одним из важных факторов при выборе секретаря. В большинстве случаев человек, работающий на этой позиции, представляет лицо фирмы, с ним общаются клиенты и партнеры. Разумеется, от секретаря будут требовать опрятности, вкуса, знания основ элементарной культуры общения и делового этикета. Не стоит думать, что эту должность может занимать только длинноногая красавица, способная стать победительницей конкурса красоты, но следить за собой и соблюдать бизнес-стиль вам придется.
В течение достаточно долгого времени позиция секретаря имела репутацию карьерного тупика. Ведь если пиком карьеры считают должность помощника руководителя, то имеет ли смысл серьезно относиться к такой работе? Наш вердикт таков: не стоит проводить четкое разделение позиций в секретариате. Постарайтесь для начала освоить все направления в этой сфере, и, если у вас все получается, может быть, это и есть ваше призвание?
Юлия ЛАРИОНОВА, 06.02.2006